Statusy zamówień w sklepie internetowym: jak je ułożyć, żeby zamówienia same płynęły
Nowe, do wysłania, wysłane, zwrot — dobrze ułożone statusy to mapa całej pracy w sklepie. Pokazujemy, jakie statusy warto mieć, kiedy rozbić je na mniejsze i jak sprawić, żeby zamówienia przechodziły między nimi same.
Status zamówienia to etykieta, która mówi, na jakim etapie jest zamówienie: czeka na płatność, jest pakowane, pojechało do klienta albo wróciło jako zwrot. W małym sklepie wystarczą trzy, cztery statusy. Kiedy zamówień jest kilkadziesiąt dziennie, a na magazynie pracuje kilka osób, statusy stają się mapą całej pracy — każdy wie, co ma zrobić, a szef widzi, gdzie coś utknęło.
Poniżej pokazujemy, jak je ułożyć, i jak w Easyitem sprawić, żeby zamówienia przechodziły między nimi same.
Statusy, od których warto zacząć
W Easyitem cztery statusy są w każdym koncie od początku: Nowe zamówienia, Do wysłania, Wysłane i Anulowane. To szkielet, na którym budujesz resztę w Zamówienia → Statusy.
- Nowe zamówienia — wszystko, co właśnie spłynęło z Allegro, sklepu czy innego kanału. Tu trafiają też zamówienia jeszcze nieopłacone.
- Do wysłania — zamówienia opłacone i sprawdzone, gotowe do zebrania i spakowania.
- Wysłane — paczka jest u kuriera albo czeka na odbiór.
- Anulowane — zamówienia odwołane przez klienta albo nieopłacone. Warto je trzymać osobno: na marketplace’ach od anulowanych zamówień zwykle można odzyskać prowizję.
Do tego warto dodać dwa statusy, które oszczędzają najwięcej nerwów:
- Dostarczone — paczka dotarła do klienta. Od tego momentu liczy się czas na zwrot, a zamówienie znika z listy spraw do pilnowania.
- Wstrzymane — zamówienie, przy którym coś trzeba wyjaśnić: brak towaru, prośba klienta o zmianę adresu, podejrzana płatność. Jeden status zamiast karteczek na monitorze.
Kiedy rozbić „Do wysłania” na mniejsze
Jeden status „Do wysłania” wystarcza, dopóki pakuje jedna osoba. Gdy na magazynie są dwie, trzy osoby i ponad sto zamówień dziennie, opłaca się podział:
- według kuriera — osobny status dla InPostu, DPD i innych przewoźników. Pakujący bierze całą partię jednego kuriera, drukuje etykiety naraz, a kurier odbiera wszystko jednym podjazdem;
- według etapu — Do zebrania i Do spakowania. Widać, ile zamówień czeka na regale, a ile na stole pakowym;
- według kanału — gdy sklep i Allegro mają inne zasady wysyłki albo inne terminy.
Statusy możesz łączyć w grupy (Zamówienia → Statusy → Grupy statusów), na przykład „Wysyłka”, „Zwroty”, „Do wyjaśnienia”. Na liście zamówień grupa zwija się w jeden wiersz, więc nawet przy dwudziestu statusach widok zostaje czytelny.
Statusy dla zwrotów
Zwroty to osobny przepływ i dobrze, żeby miały własne statusy — w Easyitem wskazujesz je w Zamówienia → Ustawienia → Zwroty jako statusy karty zwrotu. Sprawdza się prosty układ:
- Nowy zwrot — klient wypełnił formularz zwrotu.
- Zwrot dostarczony — paczka wróciła na magazyn, trzeba ją obejrzeć.
- Zwrot zaakceptowany albo Zwrot odrzucony — decyzja po oględzinach.
- Zwrot zrealizowany — pieniądze oddane, korekta wystawiona, prowizja odzyskana.
Każdy powód zwrotu ma w Easyitem typ: Zwrot, Wymiana albo Naprawa. Dzięki temu reklamacje idą tym samym formularzem i tymi samymi statusami, a w raportach i tak widać, co było reklamacją.
Niech zamówienia przechodzą same
Statusy pokazują swoją siłę dopiero razem z akcjami automatycznymi (Zamówienia → Automatyczne akcje). Każda akcja to proste zdanie: gdy coś się wydarzy, zrób coś. Kilka przykładów, które oszczędzają najwięcej klikania:
| gdy… | to… |
|---|---|
| zamówienie zostało opłacone | zmień status na Do wysłania (albo od razu na status kuriera z formularza dostawy) |
| ustawiono status Do wysłania | wystaw fakturę albo paragon i utwórz przesyłkę |
| spakowano produkty w zamówieniu | zmień status na Wysłane i wyślij klientowi e-mail z numerem przesyłki |
| zmieniono status przesyłki u kuriera na doręczoną | zmień status na Dostarczone |
| zamówienie jest w statusie Nowe zamówienia od 3 dni | wyślij SMS z przypomnieniem o płatności albo przenieś do Wstrzymane |
| wystawiono korektę do zwrotu z Allegro | zwróć płatność i wystąp o zwrot prowizji |
Dwa wyzwalacze są szczególnie przydatne przy statusach: „Ustawiono status” (coś ma się stać zawsze, gdy zamówienie wejdzie w dany status) i „W statusie określoną ilość dni” (łapie zamówienia, o których wszyscy zapomnieli). Jeśli jakąś czynność robisz ręcznie, ale nie chcesz jej automatyzować do końca, zrób z niej zdarzenie własne — pojawi się jako przycisk przy zamówieniu i jednym kliknięciem uruchomi całą sekwencję.
Najczęstsze błędy
- Za dużo statusów na start. Zacznij od pięciu, sześciu i dodawaj nowe, gdy widzisz, że w jednym statusie mieszają się dwie różne czynności.
- Statusy, do których nikt nie zagląda. Jeśli zamówienie może utknąć w statusie, ustaw akcję „W statusie określoną ilość dni”, która je wyciągnie albo kogoś powiadomi.
- Ręczne przestawianie tego, co wie system. Opłacenie, nadanie i doręczenie paczki system widzi sam — nie ma powodu klikać tego ręcznie.
- Zwroty w tym samym statusie co anulowane. To dwa różne procesy: przy zwrocie trzeba obejrzeć towar, oddać pieniądze i wystawić korektę.
Przenosisz się z innego systemu?
Statusy i akcje automatyczne to rzecz, której najbardziej szkoda przy zmianie systemu. W Easyitem migrację danych robimy po naszej stronie, a statusy, automatyzacje i kurierów ustawiamy razem z Tobą pod Twój sposób pracy. Umów rozmowę albo załóż konto — 14 dni pełnego dostępu, bez karty i bez umowy, a do 100 zamówień miesięcznie Easyitem jest za darmo.