Od „opłacone” do „nadane” w 40 sekund System zarządzania zamówieniami (OMS)

Pierwszy ekran

Sprzedawco internetowy, posłuchaj przez chwilę. Opowiem Ci o drodze, którą codziennie przechodzi każde Twoje zamówienie: od chwili, gdy klient zapłaci, do chwili, gdy paczka wyjedzie do kuriera. W Easyitem ta droga trwa czterdzieści sekund. Spójrz na kartę zamówienia. To jedno zamówienie: Anna kupiła na Allegro plecak za 129 złotych. Zamówienie właśnie przyszło i jeszcze nikt go nie dotknął. Anna płaci. W tej samej sekundzie powstaje faktura i trafia do KSeF, czyli państwowego systemu e-faktur. Nikt nie siada do komputera, nikt niczego nie przepisuje. Paczka jest nadana, a Anna dostaje e-mail z linkiem do śledzenia. Czterdzieści sekund, od zapłaty do nadania. Pomyśl, ile ta sama droga trwa dziś u Ciebie. Pod spodem leży prawdziwy panel Easyitem OMS, czyli systemu do obsługi zamówień, wypełniony przykładowymi danymi. Tak wygląda ekran codziennej pracy. Możesz w nim klikać, niczego tu nie zepsujesz. Wszystko, co dziś zobaczysz, sprawdzisz potem na własnych zamówieniach. Do stu zamówień w miesiącu Easyitem nic nie kosztuje, a dane z Twojego obecnego systemu przenosimy za Ciebie.

Wszystkie kanały na jednej liście

Zejdźmy niżej. Sprzedajesz pewnie w kilku miejscach: rano zaglądasz na Allegro, potem na Temu, potem do własnego sklepu. Każde miejsce to osobne okno, osobne logowanie i osobna lista. W Easyitem wszystkie te zamówienia płyną do jednej listy. Kliknięcie w logo działa jak filtr. Teraz widzisz tylko zamówienia z Allegro. Teraz tylko Temu. A teraz Twój sklep na PrestaShop. Zauważ, że lista wygląda tak samo, bez względu na to, skąd przyszło zamówienie. Uczysz się jej raz. Każdy kolejny kanał, który podłączysz, staje się po prostu kolejnym logo nad tą samą listą.

Droga zamówienia

Teraz serce tej strony: droga jednego zamówienia, krok po kroku, w prawdziwym panelu. Sześć przystanków, od pobrania aż po zwrot. Pierwszy przystanek: lista zamówień. Nowe zamówienie z Allegro pojawia się na górze samo, kilka sekund po zakupie. Status to etap, na którym jest zamówienie, a licznik przy statusie właśnie urósł o jeden. Drugi: karta zamówienia. Otwierasz zamówienie i masz przed sobą wszystko naraz: co kupiono, czy zapłacono, jak ma pojechać paczka i fakturę. Na dole są Twoje własne przyciski. Trzeci: akcje automatyczne. To reguły, które same robią to, co dziś robisz ręcznie. Gdy zamówienie zostanie opłacone, reguła wystawi fakturę, przygotuje paczkę i wyśle klientowi e-mail. Czwarty: pakowanie. Ikona paczki przy statusie „Do wysłania” mówi, że tu otwiera się karta pakowania, czyli ekran dla osoby, która pakuje. Skaner czyta kod kreskowy produktu, a karta tego zamówienia otwiera się sama. Produkt jest już zaliczony. Piąty: wysyłka. Etykieta kurierska drukuje się w kilka sekund. Klikasz „Spakowane”, karta się zamyka, a zamówienie wraca na listę z nowym statusem. Szósty: po sprzedaży. Czasem paczka wraca. Zwrot ma swój numer, który też da się zeskanować. Skan otwiera kartę zwrotu, a przycisk „Zrealizuj zwrot” prowadzi go do końca.

Automatyzacje

Zatrzymajmy się przy regułach na dłużej, bo to one oddają najwięcej czasu. Obsługa zamówienia może trwać nawet o osiemdziesiąt procent krócej. Patrz, jak powstaje reguła. Najpierw nazwa. Potem wyzwalacz, czyli moment, w którym reguła ma się obudzić: zamówienie zostało opłacone. Teraz warunki, czyli pytania, na które reguła musi usłyszeć „tak”: czy zamówienie jest z Allegro, czy klient chce fakturę i czy podał NIP firmy. Na koniec działania, jedno po drugim: wystaw fakturę firmową i wyślij ją klientowi e-mailem. Tę samą regułę zapisano też jako kod, dla tych, którzy wolą tekst od schematu. Zapisujesz, a reguła staje w tabeli i od tej chwili czuwa przy każdym zamówieniu. Faktury przestają czekać na człowieka.

Panel pod zespół

Teraz cztery krótkie obrazy o tym, jak panel dopasowuje się do ludzi, którzy w nim pracują. Pierwszy: wiadomości. Szablon to gotowy list do klienta, napisany raz. Tu SMS „Paczka w drodze”: numer przesyłki i link do śledzenia wpisują się w niego same. Drugi: przyciski. Własny przycisk dodasz w każdej karcie i na liście zamówień. Ten, „Drukuj etykietę InPost”, uruchomisz też z klawiatury, skrótem alt plus jeden. Trzeci: zakładki. Najważniejsze statusy przypinasz nad listą, do pięciu. Osoba od pakowania zaczyna dzień od „Do wysłania”, osoba od zwrotów od swoich zwrotów. Czwarty: uprawnienia. Kamil pakuje paczki, więc w jego ustawieniach zostawiamy tylko listę zamówień i status „Do wysłania”. Kiedy Kamil się zaloguje, zobaczy tylko swoją pracę.

Pakowanie

Teraz chwila, w której najłatwiej o pomyłkę: pakowanie. Zły rozmiar, zły kolor, brakująca sztuka. Każda taka pomyłka wraca jako zwrot i druga wysyłka. Na karcie pakowania są dwa kubki i herbata. Pakujący skanuje pierwszy kubek, potem drugi. Licznik przy produkcie mówi: dwa z dwóch. Teraz herbata. Dopiero gdy wszystko się zgadza, budzi się przycisk „Utwórz przesyłkę”. Wcześniej paczki po prostu nie da się utworzyć. Przesyłka gotowa, „Spakowane” zamyka kartę. Tak pomyłki w paczkach spadają z ośmiu procent do jednej setnej procenta. Inny towar, inny kurier, ta sama zasada.

Klient

A co widzi Twój klient? Najpierw szablon wiadomości z linkiem do strony jego zamówienia. Klient klika i widzi swoją stronę: że zapłacił, że ma fakturę, gdzie jest paczka i przez jakie etapy przeszło zamówienie. Widzi też rozmowę ze sklepem i przycisk „Zgłoś zwrot”. Nie musi pisać z pytaniem, gdzie jest jego paczka. Ma to przed oczami.

Funkcje OMS

To była tylko część. W tej sekcji zebraliśmy czterdzieści pięć funkcji, ułożonych w sześć grup. Przełączasz grupę albo wpisujesz słowo, którego szukasz. Jeśli czegoś nie znajdziesz, po prostu zapytaj. A jeśli brakuje Ci jakiejś funkcji, napisz, czego potrzebujesz. Easyitem rozwijamy razem z klientami i odezwiemy się z odpowiedzią.

Trzy kroki do startu

Jak wygląda początek? Najpierw konto. Wystarczy numer telefonu i NIP firmy, bez karty płatniczej i bez umowy. Potem podłączasz miejsca, w których sprzedajesz: Allegro, Temu, swój sklep. Bez programisty. Zamówienia od razu pojawiają się na liście. I pierwsza reguła: gdy zamówienie jest opłacone, ustaw status „Do wysłania” i wystaw fakturę. Od tej chwili zespół zajmuje się tym, co naprawdę ważne: pakowaniem. Do stu zamówień w miesiącu nic nie płacisz. Potem płacisz tylko za zamówienia, które przeszły przez system, bez procentu od sprzedaży.

Sprzedawcy o Easyitem

Posłuchaj tych, którzy już przeszli tę drogę. Sklep z częściami samochodowymi, dwieście pięćdziesiąt zamówień dziennie. Zamiast trzech godzin przy zamówieniach, jedna. Pomyłka w paczce zamiast co dwunastego zamówienia, raz na dziesięć tysięcy. Patryk Twardy ocenia system na dziesięć na dziesięć. Szymon Bubała przeniósł się z Base w dwa dni i co miesiąc zostaje mu w kieszeni kilkaset złotych.

Ustawimy Easyitem za Ciebie

Nie każdy ma czas, by układać wszystko sam. Dlatego możemy zrobić to razem. Zaczyna się od rozmowy o Twoich kanałach i kurierach. Potem statusy pod Twój zespół, reguły pod Twój sposób pracy i krótkie szkolenie dla ludzi, którzy będą w panelu pracować. Szczegóły czekają na stronie oferty.

Pytania

Jeśli coś zostało niejasne, tu są odpowiedzi na najczęstsze pytania: o cenę, przeniesienie danych, pakowanie, zwroty i umowę. A pytanie, którego tu nie ma, chętnie przeczytamy.

Sprawdź to na swoich zamówieniach

Najlepiej przekonać się na własnych zamówieniach. Pierwszego dnia konto i kanały, drugiego pierwsze reguły. Czternaście dni wystarczy, żeby zobaczyć, ile czasu wraca. A jeśli wolisz najpierw obejrzeć panel z kimś z nas, dwadzieścia minut pokazu też wystarczy. Dziękuję, że przeszliśmy tę drogę razem.