Zwroty i reklamacje w Easyitem: statusy, formularz i automatyczne akcje

Zwroty i reklamacje to codzienność każdego sklepu internetowego. Najwięcej czasu nie zabiera sam zwrot pieniędzy, tylko wszystko dookoła: sprawdzenie paczki, korekta, zwrot prowizji z Allegro i pilnowanie, żeby żadna sprawa nie utknęła. Pokazujemy, jak w Easyitem poukładać ten proces tak, żeby większość kroków działa sama.

Zwrot w Easyitem to nie osobny moduł

W Easyitem zwrot nie jest oddzielnym programem. Składa się z trzech rzeczy, które już znasz z obsługi zamówień: statusów, ustawień zwrotów i akcji automatycznych. Dzięki temu zwrot idzie tą samą drogą co zamówienie, widzisz go na tej samej liście i nie musisz uczyć zespołu nowego narzędzia.

Krok 1: statusy zwrotów

W Zamówienia → Statusy dodaj statusy, które opisują Twój proces, na przykład:

• Do zwrotu – kupujący zgłosił zwrot, czekasz na paczkę,
• Zwrot przyjęty – paczka dotarła i jest sprawdzona,
• Zwrot odrzucony – zwrot nie został uznany,
• Płatność zwrócona – pieniądze wróciły do kupującego.

Zbierz je w jedną grupę statusów, np. „Zwroty”. Na liście zamówień jednym kliknięciem zobaczysz wtedy wszystkie sprawy zwrotowe naraz.

Krok 2: formularz i powody zwrotów

Ustawienia znajdziesz w Zamówienia → Ustawienia → Zwroty. Są tam trzy zakładki:

• Ustawienia karty zwrotów – wskazujesz, które statusy otwierają kartę zwrotu.
• Powody zwrotów – lista, z której wybiera kupujący. Każdy powód ma typ: Zwrot, Wymiana albo Naprawa.
• Formularze zwrotów – szablon strony, którą wypełnia kupujący. Szablony przypisujesz do źródeł zamówień, więc klient z Allegro może zobaczyć inny formularz niż klient ze sklepu.

Link do formularza wysyłasz kupującemu w mailu: w szablonie wiadomości wstawiasz znacznik [link_formularza_zwrotu]. Kupujący zaznacza produkty i podaje powód, a w Easyitem powstaje formularz zwrotu przypisany do zamówienia. Zwroty częściowe, np. jedna rzecz z pięciu, działają tak samo.

Reklamacja to ten sam formularz

Reklamacji nie prowadzi się osobno. To ten sam formularz zwrotu z powodem o typie Naprawa albo Wymiana. Dzięki temu cała obsługa posprzedażowa jest w jednym miejscu, a w statystykach i tak widzisz, co było reklamacją.

Krok 3: akcje automatyczne

W Zamówienia → Automatyczne akcje jest osobna grupa wyzwalaczy „Zwroty”, m.in. Utworzono formularz zwrotu, Płatność zwrócona, Prowizja zwrócona i Zmieniono ilość produktu w formularzu. Do tego działania: utworzenie i modyfikacja formularza, Utwórz korektę na podstawie formularza zwrotu, akceptacja zwrotu, wysłanie odmowy oraz trzy działania dla Allegro: zwrot płatności za pozycję, zwrot prowizji za pozycję i zwrot prowizji za całe zamówienie.

Przykładowy przepływ:

Wyzwalacze Płatność zwrócona i Prowizja zwrócona sprawiają, że zamówienie przechodzi do statusu końcowego dopiero wtedy, gdy pieniądze faktycznie wróciły.

Historia i statystyki

Każda zmiana statusu, korekta i wiadomość trafiają do historii zmian zamówienia, więc zawsze wiadomo, kto i kiedy zrobił dany krok. Zwroty i wartość korekt widać w Statystykach jako osobne wskaźniki, a powody zwrotów pokazują, dlaczego towar wraca.

Od czego zacząć

1. Dodaj cztery statusy zwrotów i zbierz je w grupę.
2. Ustaw powody zwrotów i formularz dla każdego źródła zamówień.
3. Dodaj link do formularza do maila po wysyłce.
4. Ustaw dwie, trzy reguły z tabeli powyżej i przetestuj je na jednym zamówieniu.

Więcej o zwrotach na Allegro krok po kroku: Zwroty i reklamacje na Allegro krok po kroku. Przykład z życia: case study sprzedawcy odzieży.

Załóż konto: 14 dni pełnego dostępu, bez karty i bez umowy.