Zarządzanie statusami w Easyitem: konfiguracja krok po kroku
Gdzie w panelu Easyitem ustawić statusy i grupy statusów, jak połączyć je z Allegro, kartą pakowania i zwrotów oraz jak sprawić, żeby zamówienia zmieniały status same.
Ten wpis to instrukcja: gdzie w panelu Easyitem ustawiasz statusy, co oznacza każde pole i jak sprawić, żeby zamówienia przechodziły przez nie same. Jeśli dopiero zastanawiasz się, jakie statusy w ogóle mieć, zacznij od artykułu Statusy zamówień w sklepie internetowym: jak je ułożyć, żeby zamówienia same płynęły, a potem wróć tutaj.
1. Gdzie są statusy
Statusy zamówień ustawiasz w Zamówienia → Statusy. Ekran ma dwie części: listę statusów i listę grup statusów. Własne statusy ma też każdy pozostały moduł: PIM (statusy produktów), WMS (statusy zamówień magazynowych) i OmniChannel (statusy ofert). Wszędzie działają tak samo, więc jak opanujesz je w zamówieniach, resztę ustawisz w kilka minut.
2. Dodaj status
Kliknij Dodaj status i uzupełnij pola:
- Długa nazwa to pełna nazwa, np. „Do wysłania — InPost”.
- Krótka nazwa to wersja do tabel i raportów, np. „InPost”.
- Kolor pozwala odróżnić status na liście zamówień jednym rzutem oka. Dobrze działa prosta zasada: jeden kolor na etap (np. pomarańczowy dla wysyłki, czerwony dla spraw do wyjaśnienia).
- Opis mówi zespołowi, kiedy zamówienie ma trafić do tego statusu. Przyda się każdemu nowemu pracownikowi.
- Grupa to rodzina, do której status należy (o grupach niżej).
Nazywaj statusy stanem, w jakim jest zamówienie: „Do wysłania” mówi więcej niż „Etap 3”. Istniejące statusy możesz w każdej chwili edytować: zmienić nazwę, kolor albo grupę.
3. Pogrupuj statusy
Przy kilku statusach grupy nie są potrzebne. Przy kilkunastu bardzo pomagają. Grupę dodajesz przyciskiem Dodaj nowy w części z grupami, a potem przypisujesz do niej statusy. Przykłady grup:
- Do zapłaty: zamówienia czekające na płatność;
- Do wysyłki: wszystkie statusy kurierów i etapy pakowania;
- Zwroty: cała ścieżka zwrotu, od nowego zgłoszenia do zwrotu zrealizowanego;
- Zakończone: wysłane, dostarczone i anulowane.
Na liście zamówień drzewo statusów po lewej stronie pokazuje grupy z licznikami. Kliknięcie w grupę filtruje całą rodzinę naraz. Obok daty zamówienia lista pokazuje też datę wejścia w status, czyli odpowiedź na pytanie „jak długo to zamówienie tu stoi”.
4. Połącz statusy z Allegro i sklepami
Zamówienia z kanałów sprzedaży przychodzą z własnymi statusami. W ustawieniach integracji (np. Allegro) zmapuj je na swoje statusy albo na statusy predefiniowane w systemie. Dzięki temu nowe zamówienie od razu ląduje tam, gdzie zespół go szuka, a nie w jednym wspólnym worku.
5. Wskaż statusy dla pakowania i zwrotów
Niektóre ekrany Easyitem pracują tylko na wybranych statusach. Ustawiasz je w Zamówienia → Ustawienia:
- Karta pakowania: statusy dedykowane pakowaniu. Z nich pakujący otwiera zamówienie skanerem.
- Zwroty → Ustawienia karty zwrotów: statusy, które otwierają kartę zwrotu.
- Skanowanie i wyszukiwanie: wyszukiwanie w kontekście statusu, czyli np. automatyczne otwarcie karty pakowania albo karty zwrotu po zeskanowaniu kodu.
Jeśli karta pakowania „nie widzi” zamówienia, najczęściej jest ono w statusie, którego tu nie zaznaczono.
6. Niech statusy zmieniają się same
Status jest jednocześnie wyzwalaczem i działaniem w Zamówienia → Automatyczne akcje. Dwa wyzwalacze statusów to Ustawiono status i W statusie określoną ilość dni, a działanie to Zmień status zamówienia. Z tych klocków i z wyzwalaczy płatności, dokumentów i przesyłek budujesz cały przepływ, na przykład:
| gdy… | to… |
|---|---|
| zamówienie zostało opłacone | zmień status na Do wysłania |
| zmienił się status przesyłki u kuriera | zmień status na Wysłane albo Dostarczone |
| zamówienie jest w statusie Nowe zamówienia od 3 dni | przenieś je do Wstrzymane albo wyślij przypomnienie |
| Allegro zwróciło prowizję za zwrot | zmień status na Zwrot zrealizowany |
Akcję ustawiasz w module, w którym ma się wykonać: zmianę statusu zamówienia w zamówieniach, zmianę statusu produktu w PIM. Gdy reguła przenosi zamówienie do statusu, w którym czeka kolejna reguła, zamówienie przechodzi przez kilka etapów bez klikania.
7. Sprawdź na jednym zamówieniu
Zanim puścisz cały ruch, dodaj ręcznie zamówienie testowe (Dodaj zamówienie na liście) i przeprowadź je przez wszystkie statusy: opłata, pakowanie, przesyłka, dostawa. Zobaczysz, czy każda reguła zadziałała i czy żadne zamówienie nie utknie po drodze.
Najczęstsze pytania
Ile statusów mogę mieć? Tyle, ile potrzebujesz. Rozsądny start to pięć, sześć statusów i kilka grup. Nowe dodawaj wtedy, gdy w jednym statusie mieszają się dwie różne czynności.
Czy liczba statusów albo pracowników zmienia cenę? Nie. Moduł zamówień liczy obsłużone zamówienia, a do 100 zamówień miesięcznie kosztuje 0 zł. Pracownicy, integracje i API są bez dopłat (cennik).
Przenoszę się z innego systemu. Kto ustawi statusy? Migrację danych robimy po naszej stronie. W pełnej konfiguracji projektujemy też statusy i automatyzacje razem z Tobą. Szczegóły: easyitem.com/sale.
Więcej w pomocy: Statusy i grupy statusów · Statusy — jak zaprojektować własny proces · Lista zamówień — statusy, filtry i operacje masowe.
Załóż konto: 14 dni pełnego dostępu, bez karty i bez umowy.